El ciclo de vida de un proyecto de ingeniería requiere de una minuciosa planificación y una monitorización continua para gestionar de forma eficiente toda la documentación generada en los procesos de solicitud, tramitación, seguimiento y concesión de licencias, legalizaciones y subsanación de requerimientos, así como la adhesión a las directivas y requisitos de operación estipulados para cada uno de ellos.
Además, es fundamental identificar las diferentes fuentes de datos del sistema mediante un esquema de catálogos que sirva como base para la caracterización de todos los parámetros básicos que intervienen en el proceso (actores, organismos, instalaciones, responsables, alcances, etc.).
Características necesarias para la gestión legal de activos
Para llevar a cabo una gestión legal de activos eficiente resulta necesario conocer la siguiente información de cada uno de ellos:
- Sobre su identificación. Información relativa a la identificación única de cada activo. Incluye códigos de identificación propios de la empresa propietaria, códigos relacionados con el departamento de compras o los códigos generados por el sistema de gestión de legalización utilizados (por ejemplo, LLR).
- Sobre su localización. Datos acerca de dónde se ubica el activo: dirección, coordenadas geográficas y zona asignada según la empresa propietaria o explotadora del mismo.
- Sobre su propiedad/gestión. Es necesario identificar todos los agentes que intervienen en la propiedad y gestión así como los condicionantes relativos a contratos de arrendamiento, antecedentes del activo, etc. Esta información es especialmente relevante y es muy recomendable conocerla para llevar a cabo una gestión de activos eficiente que huya de la improvisación.
- Sobre su estado. Información que nos permita conocer si el activo está operativo o de baja. Esto tiene repercusión sobre las acciones a seguir frente a la administración. Un activo operativo debe cumplir lo requerido por la administración, un activo dado de baja debe notificarse de acuerdo a las exigencias de la administración y existe un estado intermedio que podemos denominar baja temporal que tiene también unas necesidades específicas.
Las características de localización, propiedad/gestión y estado pueden ser parametrizadas y convertirse en las variables que configurarán el mapa de riesgos legales. Así, por ejemplo, una instalación ubicada en una provincia determinada, en régimen de arrendamiento que está en un estado de baja temporal debe tener un tratamiento totalmente diferente frente a la administración respecto a otra en propiedad y operativa.
Soluciones de gestión legal de activos
La gestión de esta información mediante el uso de un sistema para el control integral del licenciamiento, legalización y requerimientos permite automatizar y centralizar los procesos y recursos necesarios para la gestión óptima del ciclo de vida de los proyectos.
Las soluciones de LLR se basan en el uso de una tecnología específica desarrollada para cubrir todas las fases del ciclo de vida de los activos (diseño, ejecución y seguimiento) y ofrecen respuesta a las necesidades de las empresas desde la planificación de sus inversiones hasta su ejecución real, reduciendo costes y tiempos asociados mediante una estrategia de cumplimiento basada en la digitalización eficiente y segura.
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